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    商标档案管理

    发布日期:2022-05-05 08:35:30 作者:企红网 【关闭】
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    鉴于商标档案对维护商标权益具有重要作用,因此,企业应在执行企业档案管理标准的基础上,把商标档案作为企业产权(无形资产)档案进行重点管理。

    1.商标档案管理原则

    商标档案管理应遵循维护资料的完整、真实、安全、统一存档和便于利用的原则。

    完整,要求商标档案资料全面收集从商标设计商标注册、商标使用等所有商标工作全过程中每个环节的所有资料,不缺项,不断线,保证档案资料详实、完整。

    真实,要求商标档案资料客观、准确、正确地收集与商标工作全部活动的文字、数字资料,保证档案资料的客观性、真实性和利用价值。

    安全,要求商标档案管理应配备符合档案管理要求的保护设施,添置灭火、吸尘、去湿等防潮、防火器材,安置温度仪,防盗门窗等,保证档案资料的安全。(商标档案与企业其他档案一同管理的可省去以上设施。)

    统一存档,要求一个企业内不同部门收集整理的商标档案资料,应归口统一保管,统一存档,防止商标资料因分散保管不便利用或丢失。

    便于利用,要求商标档案资料的保管形式,便于企业内不同部门、不同人员对档案资料的有效利用。商标档案资料的保管形式,既要为商标工作提供便利服务,又不因对商标资料的利用而损坏历史资料。

    2.商标档案资料应分类规范建档

    (1)分类建档。目前,商标档案按内容应区分为以下类别分类建档:商标设计档案;商标注册档案;商标使用档案;商标变更续展档案;商标转让、使用许可档案;商标广告宣传档案;商标保护档案;商标经济效益档案;与商标有关的其他资料档案。

    (2)规范建档。规范建档可提高对商标档案的利用效率,有利于对档案资料的保管。规范建档应做到:一是保管期限划分准确;类目设置清楚统一;分类方法前后一致;卷皮、卷内目录、备考表等填写规范、工整清晰。二是案卷装订整齐牢固,不压字、不漏页。尤其在档案规范化管理中,应注重三个结合,即档案工作与公文、文书处理相结合,与商标工作诸环节相结合,与资料利用相结合。

    规范建档的具体方法是:①公文、文书处理以方便立卷存档为前提,在主题词设定、公文纸选用、打字印发等方面按照档案的规范要求实施操作,使之尽量方便档案工作。②档案管理以商标工作诸环节为主要内容,归档资料应尽量广泛,为资料利用提供有利保证。③归档时应考虑应用,案卷索弓I、字号索引制定尽量科学,详略得当,便于查找。在做好档案的开发利用时,档案管理工作还应建立一整套的档案借阅登记制度,真正达到档案完整,简便易行。

    3.商标档案资料的充实、整理

    商标档案应收集完整、准确。商标档案资料,需要随着商标的注册、使用、保护等环节不断完善。商标档案一般经历由少到多、由小到大、由简易到复杂的过程,而且永久保存,这就要求企业将商标档案视为专门的档案收集与整理。同时应由档案人员与企业各业务部门合作,明确商标档案的归档范围、归档程序、归档时间和归档要求等,随时收集新的文件材料,充实商标档案。


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